OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV PREVÁDZKOVATEĽA
Novozámocké bytové družstvo, družstvo
PREVÁDZKOVATEĽ: Novozámocké bytové družstvo, družstvo, so sídlom Nábrežná 22, 940 01 Nové Zámky, Slovenská republika, IČO: 34 122 711, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Nitra, oddiel: Dr, vložka č.: 115/N (ďalej len „Prevádzkovateľ“)
1. ÚČEL SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Prevádzkovateľ Novozámocké bytové družstvo, družstvo spracováva Vaše osobné údaje na nižšie uvedené účely v závislosti od Vášho postavenia:
Ak Ste zamestnanec/bývalý zamestnanec
Ak Ste člen družstva/záujemca o členstvo
2. AKÉ SÚ KATEGÓRIE PRÍJEMCOV VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV?
- Sprostredkovatelia zabezpečujúci plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa alebo
- Sprostredkovatelia zabezpečujúci plnenie osobitných požiadaviek prevádzkovateľa najmä:
- správu IS, v ktorom je agenda vedená
- školenie v oblasti BOZP a PO
- pracovnú zdravotnú službu
- výkon odpočtov a rozpočítanie spotreby (VN, TUV, SV)
- Zdravotné poisťovne
- Doplnkové dôchodkové sporiteľne
- Doplnkové správcovské spoločnosti
- Sociálna poisťovňa
- Orgány verejnej moci
- Ďalšie subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona
3. USKUTOČŇUJE PREVÁDZKOVATEĽ PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV MIMO EÚ ?
Prevádzkovateľ neuskutočňuje prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie.
4. AKÉ SÚ OPRÁVNENÉ ZÁUJMY PREVÁDZKOVATEĽA?
Prevádzkovateľ vykonal pred začiatkom spracúvania osobných údajov dotknutých osôb tzv. test proporcionality (porovnávací test) pre každý nižšie uvedený oprávnený záujem, v ktorom posúdil jeho legitímnosť, nevyhnutnosť, vhodnosť, proporcionalitu ako aj aplikáciu primeraných záruk pre ochranu práv a slobôd dotknutých osôb.
Oprávnenými záujmami prevádzkovateľa sú v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia:
- Evidencia klientov
- Evidencia dodávateľov
- Evidencia zamestnancov
- Správa bytového domu
- Zabezpečovanie správy siete (sieťová bezpečnosť, informačná bezpečnosť)
- Zaistenie bezpečnosti, ochrany života, zdravia a majetku- monitorovanie priestorov prístupných/neprístupných verejnosti
- Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov
- Evidencia uplatnených práv dotknutých osôb a oznámení porušenia ochrany osobných údajov
- Monitorovanie zamestnancov-dochádzkový systém
5. BUDE PREVÁDZKOVATEĽ POUŽÍVAŤ OSOBNÉ ÚDAJE NA AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNE ROZHODOVANIE?
Prevádzkovateľ nebude používať Vaše osobné údaje na automatizované rozhodovanie vrátane profilovania
6. AKÝMI PRÁVAMI DISPONUJETE V POSTAVENÍ DOTKNUTEJ OSOBY?
– Odvolať súhlas – v prípadoch , kedy Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky, na adrese zodpovednaosoba@nzbd.sk, písomne , oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne na adrese Nábrežná 22, 940 01 Nové Zámky, Slovenská republika. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali.
– Právo na prístup – máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícií, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
– Právo na opravu – prijímame primerané osobné opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť, a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícií. Ak si myslíte že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
– Právo na výmaz (na zabudnutie) – máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
– Právo na obmedzenie spracúvania – za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
– Právo na prenosnosť údajov – za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len tých osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
– Právo namietať – máte právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
– Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov – ak sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvame nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničný 12, 820 07 Bratislava 27, tel. č.: + 421 /2/ 3231 324; mail: statny.dozor.@pdp.gov.sk, hrp://dataprotection.gov.sk. V prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebné, aby spĺňal náležitosti podľa § 19 ods. 1 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok).
7. POSKYTOVANIE INFORMÁCIÍ.
Vaše písomné žiadosti o rozsahu, oprávnenosti a ďalších informáciách, týkajúcich
sa spracúvania osobných údajov alebo otázky o ochrane osobných údajov u prevádzkovateľa Novozámocké bytové družstvo, družstvo zasielajte na adresu Nábrežná 22, 940 01 Nové Zámky, Slovenská republika alebo na mailovú adresu: zodpovednaosoba@nzbd.sk . Vašu žiadosť vybavíme bezplatne okrem výnimky podľa čl. 15 ods. 3 Nariadenia najneskôr do 30 dní od doručenia Vašej žiadosti.
A/ ÚČELY SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV- uchádzač o zamestnanie
Osobné údaje uchádzačov o zamestnanie sú spracúvané za účelom:
| Účel spracúvania | Právny základ spracúvania | Lehota na výmaz | Kategória príjemcov |
| žiadosti o prijatie do zamestnania/ výberové konanie | predzmluvný vzťah v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia | do 3 M od ukončenia výberového konania, resp. rozhodnutia o neprijatí | subjekty ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona |
| evidencia uchádzačov o zamestnanie | súhlas dotknutej osoby v zmysle čl. 6 ods. 1. písm. a) Nariadenia | do 3M od uplynutia platnosti súhlasu so spracovaním osobných údajov | Subjekty ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona |
B/ ÚČELY SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV- zamestnanec/bývalý zamestnanec
Osobné údaje zamestnanca/bývalého zamestnanca a rodinných príslušníkov zamestnancov sú spracúvané za účelom:
| Účel spracúvania | Právny základ spracúvania | Lehota na výmaz | Kategória príjemcov |
| Sociálne poistenie | Zákon č.595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, čl. 9 ods. 2 písm. b) Nariadenia | do 6 M od uplynutia 10 rokov od vykonania vymedzeného plnenia | sociálna poisťovňa, subjekty ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Zdravotné poistenie vrátane ročného zúčtovania zdravotného poistenia | zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov | do 6 M od uplynutia 10 rokov od vykonania vymedzeného plnenia | zdravotné poisťovne, subjekty ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Plnenie povinností zamestnávateľa na úseku bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci | zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 314/2001 Z. z. o ochrane pred požiarmi v znení neskorších predpisov | do 6 M od uplynutia 5 rokov po ukončení alebo zániku povinnosti | školiaci subjekt, subjekty ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Evidencia zamestnancov, vykonávajúcich práce zaradené do 1. a 2. kategórie a ďalšia činnosť Pracovnej zdravotnej služby | Zákon č. 355/2007 o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov, | do 6 M od uplynutia 5 rokov po ukončení alebo zániku povinnosti | subjekty ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci služby Pracovnej zdravotnej služby |
| Evidencia úrazov | Zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov, čl. 9 ods. 2 písm. b) Nariadenia | do 6 M od uplynutia 5 rokov vzniku evidovanej skutočnosti | sociálna poisťovňa, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená, subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona |
| Plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovnoprávnym vzťahom a obdobným vzťahom | Zmluva v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov a osobitné právne predpisy, čl. 9 ods. 2 písm. b) Nariadenia | do 6 M od ukončenia pracovného resp. obdobného pomeru | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Osobné spisy zamestnancov | Zmluva v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov a osobitné právne predpisy, | do 6 M od 70 roku života dotknutej osoby, minimálne do ukončenia pracovného pomeru | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Spis osôb vykonávajúcich prácu mimo pracovného pomeru | Zmluva v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov a osobitné právne predpisy, | do 6 M od uplynutia 10 rokov od ukončenia | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Výplata mzdy zamestnancom (výplatné listiny, výplatné pásky, podklady ku mzdám, rekapitulácia miezd) | zákon č.595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov, Zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov | do 6 M od uplynutia 10 rokov | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb, ročné zúčtovanie daní | zákon č.595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov | do 6 M od uplynutia 10 rokov | daňový úrad, subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Plnenie daňových povinností prevádzkovateľa a spracovanie účtovných dokladov | zákon č.595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov | do 6 M od uplynutia 10 rokov od splnenia daňovej povinnosti | daňový úrad, subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Sociálna politika zamestnávateľa/stravovanie (mesačné prehľady) | Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov | do 6 M od uplynutia 2 rokov | subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená, subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona |
| Sociálna politika zamestnávateľa (rekreačné poukazy) | Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov | do 6 M od uplynutia 2 rokov | subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená, subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona |
| Mzdové listy | zákon č.595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, Zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, Zákon č. 600/2003 Z. z. o prídavku na dieťa a o zmene a doplnení zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, Zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonom v znení neskorších predpisov, Zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov, Zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení | do 6 M od uplynutia 50 rokov | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Evidencia dochádzky a dovolenky/pracovného času zamestnancov a osôb vykonávajúcich prácu mimo pracovného pomeru | Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov | po dobu 5 rokov | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Evidencia zamestnancov a osôb vykonávajúcich prácu mimo pracovného pomeru | Oprávnený záujem v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je evidencia zamestnancov | do 6 M od skončenia pracovného alebo iného obdobného pomeru zamestnanca | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Nahlasovanie protispoločenskej činnosti (evidencia podnetov) | zákon č. 307/2014 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov | 3 roky odo dňa doručenia | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona |
| monitorovanie zamestnancov- dochádzkový systém | Oprávnený záujem v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je riadna evidencia dochádzky | do 1 M od uplynutia 1M od vyhotovenia fotografie | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona |
C/ ÚČELY SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV- vlastník bytu/nájomca
Osobné údaje vlastníka bytu/nájomcu sú spracúvané za účelom:
| Účel spracúvania | Právny základ spracúvania | Lehota na výmaz | Kategória príjemcov |
| plnenie povinností v súvislosti so správou bytov a nebytových priestorov v rozsahu zákona a zmluvy o výkone správy | Zákon č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov, Zmluva v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia, | do 6 M od uplynutia 10 rokov od skončenia zmluvného vzťahu | subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená, subjekty ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona, subjekty zabezpečujúce výkon činností súvisiacich s rozpočítaním nákladov za dodávku tepla, |
| spracovanie na účely správy domu | Oprávnený záujem v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je výkon správy | Po dobu trvania oprávneného záujmu | subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
| Zastupovanie vlastníkov pri vymáhaní náhrady škody, pohľadávok v súvislosti so správou bytov a nebytových priestorov | Zákon č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov, Zákon č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok, Zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok), Zákon č. 527/2002 Z. z. o dobrovoľných dražbách | jednotlivé doby uchovávania sú rôzne od typu dokumentu a právneho nároku v zmysle osobitného predpisu | subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená, súd, exekútorský úrad, účastníci konania, subjekty ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona |
| Spracovanie agendy súvisiacej s nájomnými vzťahmi k bytom v rozsahu zmluvného vzťahu | Zmluva v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia | do 6 M od skončenia zmluvného vzťahu | subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
D/ ÚČELY SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV- člen družstva/záujemca o členstvo
Osobné údaje člena družstva/záujemcu o členstvo sú spracúvané za účelom:
| Účel spracúvania | Právny základ spracúvania | Lehota na výmaz | Kategória príjemcov |
| evidencia záujemcov o členstvo v družstve na základe prihlášky | súhlas dotknutej osoby v zmysle čl. 6 ods. 1. písm. a) Nariadenia | do 6M od právoplatnosti rozhodnutia o prijatí/neprijatí za člena | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, členovia družstva |
| evidencia členov družstva | Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov | 10 rokov po zániku družstva | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, členovia družstva |
| spracovanie osobných údajov členov družstva za účelom uplatnenia práv a plnenia povinností vyplývajúcich zo stanov družstva | Zmluva v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia | do 12 M od zániku/zrušenia členstva | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, členovia družstva |
| plnenie povinností pri zabezpečovaní činnosti družstva v súvislosti s registráciou a zbierkou listín v zmysle zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník, zákon č. 530/2003 Z. z. o obchodnom registri a o zmene a doplnení niektorých zákonov a inej činnosti | Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 530/2003 Z. z. o obchodnom registri a o zmene a doplnení niektorých zákonov, Zmluva v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia | jednotlivo podľa vykonanej spracovateľskej operácie v súlade so zákonnými a zmluvnými požiadavkami | členovia orgánov družstva, členovia družstva, subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona |
E/ ÚČELY SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV- obchodný partner
Osobné údaje obchodného partnera- osôb oprávnených konať v jeho mene/poverených zamestnancov sú spracúvané za účelom:
| Účel spracúvania | Právny základ spracúvania | Lehota na výmaz | Kategória príjemcov |
| Evidencia dodávateľov/klientov | Oprávnený záujem v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je evidencia dodávateľov/klientov | do 6 M od ukončenia spolupráce, zmluvného vzťahu s vymedzenými dodávateľmi | subjekty ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona |
| Plnenie daňových povinností prevádzkovateľa a spracovanie účtovných dokladov | zákon č.595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov | do 6 M od uplynutia 10 rokov od splnenia daňovej povinnosti | daňový úrad, subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona, subjekt zabezpečujúci správu IS v ktorom je agenda vedená |
F/ OSTATNÉ ÚČELY SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
V súvislosti s činnosťou Prevádzkovateľa, prevádzkovateľ spracúva osobné údaje dotknutých osôb aj na nasledovné účely:
| Účel spracúvania | Právny základ spracúvania | Lehota na výmaz | Kategória príjemcov |
| Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov | Oprávnený záujem v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov | jednotlivé doby uchovávania sú rôzne od typu dokumentu a právneho nároku v zmysle osobitného predpisu | účastníci konania, iný oprávnený subjekt, exekútor, súd, subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona |
| zaistenie bezpečnosti, ochrany života, zdravia a majetku – kamerový systém | Oprávnený záujem v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je zaistenie bezpečnosti, ochrany života, zdravia a majetku; | 90 dní od vyhotovenia záznamu | subjekty, ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť údaje zo zákona |
| evidencia uplatnených práv dotknutých osôb a porušení ochrany podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, evidencia uplatnených práv dotknutých osôb podľa Kapitoly III a oznámení podľa čl. 33 a 34 Nariadenia 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov | Oprávnený záujem v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia. Hlavným oprávneným záujmom je evidencia uplatnených práv dotknutých osôb a oznámení porušenia ochrany osobných údajov | do 6 M od uplynutia 5 rokov od uplatnenia práva resp. vzniku porušenia ochrany | subjekty ktorým je prevádzkovateľ povinný poskytnúť osobné údaje zo zákona |
8. ZÁSADY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Prevádzkovateľ Novozámocké bytové družstvo, družstvo pri spracovaní osobných údajov dodržiava nasledujúce zásady:
- zásada zákonnosti
osobné údaje spracovávame len zákonným spôsobom a osobitne dbáme na to, aby nedošlo k porušeniu základných práv dotknutých osôb a pri ochrane osobných údajov postupujeme v zmysle zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica č. 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
- zásada obmedzenia účelu
osobné údaje získavame len na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel a nikdy ich nespracovávame spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom.
- zásada minimalizácie osobných údajov
spracúvame len tie osobné údaje, ktoré sú primerané, relevantné a obmedzené
na nevyhnutný rozsah daný účelom, na ktorý sa spracúvajú
- zásada správnosti
dbáme na to aby nami spracúvané osobné údaje boli správne, podľa potreby ich aktualizujeme a za týmto účelom máme prijaté primerané a účinné opatrenia
na zabezpečenie toho, aby sa osobné údaje, ktoré sú nesprávne z hľadiska účelov, na ktoré sa spracúvajú, bez zbytočného odkladu vymazali alebo opravili.
- zásada minimalizácie uchovávania
osobné údaje uchovávame vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutej osoby najneskôr dovtedy, kým je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú.
- zásada integrity a dôvernosti
osobné údaje vždy spracúvame iba spôsobom, ktorý prostredníctvom primeraných technických a organizačných opatrení zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov vrátane ochrany pred neoprávneným spracúvaním osobných údajov, nezákonným spracúvaním osobných údajov, náhodnou stratou osobných údajov, výmazom osobných údajov alebo poškodením osobných údajov.
- zásada zodpovednosti
ako prevádzkovateľ pristupujeme zodpovedne k dodržiavaniu základných zásad spracúvania osobných údajov, za súlad spracúvania osobných údajov so zásadami spracúvania osobných údajov a vieme tento súlad so zásadami spracúvania osobných údajov na požiadanie úradu preukázať.
- ZÁRUKA OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
Prevádzkovateľ prijal primerané personálne, organizačné a technické opatrenia, ktoré sú spracované v dokumentácii k ochrane osobných údajov.
Prevádzkovateľ vypracoval bezpečnostnú politiku a smernice pre každý informačný systém upravujúce postup pri spracúvaní osobných údajov s osobitným dôrazom na ochranu práv dotknutých osôb.